Apa Sampeyan (lan Apa Ora) Sampeyan Panggonan ing File Personil Karyawan
Ing liyane, akses diwatesi dening staf HR lan karyawan bisa nyuwun akses menyang rekaman. Pengacara bisa uga nelpon isi cathetan personil kanggo tuntutan hukum lan Komisi Employment Opportunity Equal (EEOC) .
Pegawé mantan bisa uga njaluk salinan rekaman personil.
Kanthi kabeh potensial kasebut lan pemikir potensial saka cathetan personil, majikan kudu ngurus supaya bisa tetep ora bisa nyathet lan dokumentasi faktual saka riwayat kerja karyawan ing cathetan personil. Akibate, aplikasi pedoman umum iki kanggo dokumentasi sing disimpen ing cathetan personil organisasi sampeyan.
Pedoman umum kanggo isi file personel pegawe
- Informasi ing cathetan personil kudu faktual. Panemu staf Supervisor utawa Human Resources; cathetan acak; gosip; gosip sing ora ana alesan; pitakonan, laporan, utawa tattletale saka karyawan liyane sing durung dijlentrehake; dugaan ora ditindakake, diselidiki, lan ditindakake; lan informasi, komentar, utawa cathetan non-faktual liyane sing kudu dicantumake saka file personel pegawe.
Salah sijine conto pangertèn sing nyerang paling gedhé sing manajer HR ditemokaké ing cathetan personil, nyangkut cathetan wawancara manajer hiring. Salah sijine nyatakake: "Mungkin luwih gemuk kanggo munggah lan mudhun tangga nalika dibutuhake." Mbayangno karyawan, pengacara, lan malah karyawan lan supervisor sing bakal maca komentar kaya iki.
Ing perusahaan liyane, manajer ketemu cathetan unsubstantiated sing Managers lan liyane wis diselehake ing file pegawe kayata, "Maria duka amarga dheweke ora mundhakaken dheweke slowed dheweke karya mudhun purposefully kanggo njaluk malah karo dheweke manager." Waca masalah?
- Catatan cathetan pribadi kudu ditugasake menyang lokasi berkas sing cocog. Temtokake protokol kanggo cathetan personil perusahaan miturut hukum negara lan Federal, hukum Employment, kayata Health Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) , lan praktik paling apik majikan.
Banjur, tetep nganggo protokol. Sampeyan ora pengin nggoleki alesan dhokter sing acak sing diselehake menyang file personel nalika dianggep minangka file medis. Ora, sampeyan pengin alasan lan kabeneran kanggo promosi karyawan ing file payroll.
Sampeyan uga ora pengin rekaman keputusan keputusane sing ndherek mriksa latar mburi utawa cathetan saka diskusi karo mantan pengusaha ing file personel.
- Pengawas, manajer lan karyawan liyane sing nyelehake dokumentasi ing cathetan personil kudu dilatih kanggo pas karo dokumentasi. Nyatake kanthi tegas marang karyawan yen pegawe kasebut minangka deadbeat sing lengkap ora bakal menangake personel rekaman apa wae, nanging pengawas sing ora kuwat wis dikenal nulisake statement sing padha.
Luwih apik, matesi akses file menyang staf HR panjenengan sing tanggung jawab kanggo cathetan lan mangerteni apa sing ngirim lan ora kudu dilebokake ing file personel. - Balance informasi sing sampeyan tulisake ing cathetan personil kanggo nyakup aspek positif lan negatif saka riwayat kerja karyawan. Seneng banget, cathetan personil nandhakake saben kedadeyan negatif lan ngilangi komponen positif.
- Ngenali prabédan antarane cathetan pribadi pengawas babagan staff pelapor lan cathetan personil perusahaan resmi. Cathetan pengawas sing digunakake kanggo perbaikan kinerja , kanggo trek proyek lan completion goal, lan kanggo nyedhaki nemtokake raising lan rencana pembangunan kinerja , contone, kalebu ing file pribadi supervisor, ora ing cathetan personil resmi perusahaan.
Ngenali, uga, kudu melatih pengawas carane njupuk cathetan lan njaga dokumentasi ing file manajemen. Kritéria sing padha kanggo fakta, ora panemu, lan conto tartamtu, ora mung gegayutan, lumaku kanggo cathetan pribadi.
Cathetan pribadi pengawas bisa diisi sedhaliyan ing tuntutan hukum, supaya ati-ati dianjurake malah kanggo cathetan pribadi. Praktek pengawas tetep salinan rekaman sing ana ing file personil pegawe resmi ing file manajemen ora dianjurake.
- Nampa dokumentasi lan cathetan wawancara saiki dicokot saka quandary. Praktek paling apik yaiku kanggo njaga file sing kapisah kanggo saben posisi sing diwenehake sing kalebu kabeh dokumentasi sing ana hubungane kanggo ngisi posisi kasebut saka posting proyek menyang cek referensi. Resume, surat, lan aplikasi ing situs kasebut kajaba sampeyan kudu mindhah aplikasi pegawe nyewa menyang file personel pegawe.
Berkas iki nduweni checklist lan formulir resmi sing ngupaya supaya ora ana perwakilan kualifikasi tenaga kerja potensial lan ndhukung keputusane kanggo nyewa calon sing paling kualitatif. Panyerahan lan cathetan manajer sing dijupuk nalika proses hiren ora kalebu ing berkas iki. Sumber Daya Manungsa bisa ngumpulake cathetan kasebut kanggo njaga dokumentasi lengkap babagan keputusane ketrampilan, nanging ora ana ing cathetan personil.
- Dokumentasi faktual babagan kaputusan kagiatan kayata promosi , transfer menyang kesempatan tambahan , lan kenaikan gaji kalebu ing cathetan personil. Supervisor utawa panemu HR babagan pegawe ora. Dokumentasi aksi disiplin resmi kayata bebaya sing ditulis uga kalebu file personil pegawe.
Conto dokumentasi khusus sing ora ana ing cathetan personil
Informasi kasebut ora dilebokake ing cathetan personil. Dokumentasi bisa mbutuhake file sing kapisah, bisa diklasifikasikake minangka catatan pengawasan utawa manajemen, utawa ora bisa katahan dening majikan.
- Informasi kesehatan apa wae sing ana ing file medis .
- Informasi Payroll kalebu ing file payroll .
- Dokumen sing kalebu pegawe Nomer Keamanan Sosial utawa informasi babagan klasifikasi sing dilindhungi karyawan kayata umur, balapan, jender, asal negara, cacat, status perkawinan, kapercayan agama lan liya-liyane ora bisa disimpen ing file personel.
- Dokumentasi pengawas kanggo tujuan ngatur karya pegawe, nyetel gol, saran sing diwenehake lan liya-liyane kudu diajukake ing folder pribadi, pengawas, utawa manajer.
- Materi penyelidikan kalebu complaint karyawan, wawancara saksi, wawancara karyawan, temuan, rekomendasi swara, lan resolusi, lan tindak tanduk kanggo njamin ora ana retaliasi , kudu manggon ing file investigasi sing kapisah saka cathetan personil.
- File pegawe I-9 ing file utawa lokasi I-9 , adoh saka cathetan personel pegawe.
- Panggonan latar mburi kalebu riwayat pidana, laporan kredit, lan liya-liyane, lan asil tes obat ing file sing kapisah sing ora bisa ngakses pengawas, manajer, lan karyawan. SHRM ngajak salah sijine file kasebut utawa nyaranake supaya informasi kasebut uga diajukake ing file medis karyawan.
- Cathetan Wilangan Pegawe Karyawan kayata formulir identifikasi diri lan laporan pamarentah ora kudu katahan ing file personel utawa ing ngendi wae pengawas duwe akses.
Yen sampeyan ngetutake pedoman kasebut, organisasi sampeyan kanthi efektif nyimpen riwayat fungsional, sing bisa didhukung lan cathetan personil ing lokasi sing cocok.
Penafian: Elinga yen informasi sing disedhiyakake, nalika nduweni wewenang, ora sah kanggo akurasi lan legalitas. Situs iki diwaca dening para penonton lan hukum lan peraturan lapangan kerja sing beda-beda saka negara menyang negara lan negarane. Mangga nggoleki pitulungan legal, utawa pitulungan saka sumber daya pemerintah Negara, Federal, utawa Internasional, kanggo nggawe tartamtu interpretasi legal lan keputusan sing bener kanggo lokasi sampeyan. Informasi iki kanggo pituduh, gagasan, lan pitulungan.