Tansah Project Moving Forward
Kita uga bakal ndeleng sawetara piranti manajemen owahan sing bisa digunakake lan carane manajemen ruang lingkup proyek bisa diputer.
Sadurunge kita bisa ngomong babagan proses utawa alat, aku arep ngrembug pratelanmu kanggo ngganti.
Nampa owahan sing owah
Owah-owahan bisa dumadi ing sembarang titik siklus manajemen project .
Cara paling gampang kanggo ngatur owah-owahan ing proyèk sing kurang sirah yaiku kanggo ngerti sing bakal kelakon lan ngrancang.
Duwe strategi kanggo nangani owah-owahan sadurunge kedadeyan iku cara sing paling cepet kanggo entuk kabeh wong ing papan karo apa sing bakal beda.
Proses manajemen pangowahan sing wis ditemtokake minangka panggonan sing paling apik kanggo miwiti. Iku playbook kanggo apa sing bakal kedadeyan yen wong nyaranake yen project ngirim nglakoni sing beda karo apa sing saiki direncanakake lan cara sing apik kanggo nyegah kegagalan proyek.
Proses Manajemen Ganti
Proses manajemen owahan katon kaya iki:
- Nampa informasi babagan owah-owahan
- Nemtokake owah-owahan kalebu ngenalaken carane akeh karya bakal dadi
- Nyiapake rekomendasi babagan apa sing arep dilakoni.
- Banjur sampeyan entuk keputusan saka sponsor proyek babagan apa sampeyan kudu nggabungake owah-owahan utawa ora.
Ayo katon ing saben langkah kasebut.
Nampa Informasi About the Change
Sampeyan bakal nampa panjalukan kanggo ngganti proyek kasebut. Sampeyan bisa nampa informasi ing atusan cara sing beda-beda: ing rapat, ing email, ing telpon, ing koridor kaya nalika sampeyan rush metu saka kantor ing wayah sore. Saenipun, sampeyan bakal entuk informasi babagan formulir panyuwunan ganti, nanging sampeyan kudu ngerti yen ing urip nyata, akeh pamrentah penting mikirake yen ngrampungake jenis dokumen kasebut minangka tugas manajer proyek. Lan ing perusahaan sampeyan bisa uga.
Gunakake template panyuwunan owah-owahan proyek (liyane sing ing menit) kanggo njupuk kabeh rincian request, nanging informal padha teka karo sampeyan. Banjur diluncurake ing wiwitan inisiator supaya sampeyan ngerti sampeyan wis diwenehi kanthi jelas apa sing dikarepake.
Elinga yen owah-owahan bisa uga babagan njupuk karya. Aja tansah nganggep sing owah-owahan bakal digandhengake kanggo nyelehake kerja ing. Proses iki padha ora samesthine apa sampeyan nambah utawa ngurangi ruang lingkup proyek.
Nindakake Assessment Ganti
Deleng ing panyuwunan kanthi rinci. Sampeyan bakal netepake impact ing:
- Jadwal
- Dokumentasi
- Karya rampung kanggo tanggal lan isih bisa dilakoni
- Anggaran
- Ngukur kualitas
- Lingkup
- Ketersediaan sumber daya.
Contone, pangowahan piranti lunak bisa ditrapake ing 5 dina.
Iki ora mung nambah 5 dina kanggo jadwal amarga bakal push metu tugas liyane lan mindhah sing ing jangka wektu ngendi sumber tombol ing liburan. Tugas kasebut uga kudu dipindhah, supaya sakabèhé owah-owahan iki bakal nambah 8 dina kanggo jadwal. Iku bakal biaya $ 5k kanggo nindakake, lan ekstra 8 dina nyurung kita menyang sasi liyane karo kontrak Supplier, supaya ana biaya kanggo nimbang ana uga. Kualitas tetep owahan sing padha nanging uga kanggo ngubah owahan anyar. Kabeh dokumentasi sing relevan bakal perlu diupdate kalebu rencana proyek lan manual latihan, sing wis diwiwiti.
Minangka sampeyan bisa ndeleng, owah-owahan 5-dina sing prasaja bisa nduwe efek sudhut. Iku penting kanggo ngerti kabeh babagan iki sadurunge sampeyan mutusaké arep nindakake owah-owahan utawa ora, minangka gadhah gambar sing lengkap bisa ngganti asil.
Siapke lan Rampungake Rekomendasi
Saiki sampeyan ngerti pengaruh penuh saka owah-owahan sampeyan bisa nggawe rekomendasi babagan apa sing arep dilakoni.
Ing sawetara kasus, ora bakal, amarga entuk manfaat sing ditemtokake bakal kurang saka biaya. Ing kasus liyane, ana uga entuk manfaat sing cukup kanggo ngimbangi biaya nindakake karya tambahan. Ing kasus liyane, sampeyan bisa nemokake yen owah-owahan bakal duweni pangaruh sing negatif babagan biaya nanging ora ana apa-apa sing sampeyan bisa dilakoni amarga masalah kasebut aturan utawa kepatuhan, utawa kanggo sawetara alasan internal liyane kayata restrukturisasi organisasi.
Njaluk Keputusan
Kanggo owah-owahan cilik sing ana ing wates wewenang sampeyan, sampeyan bisa nggawe keputusan babagan arep nampa owah-owahan utawa dudu dhewe (kanthi input tengen saka tim). Apa luwih gedhe kudu disetujoni dening sponsor project utawa dewan proyek.
Elingi bali lan pitutur marang wong yen owah-owahan wis ditolak. Sampeyan pengin nyegah pemangku kepentingan project yen sampeyan bisa!
Piranti Manajemen Ganti
Ana sawetara owah-owahan alat manajemen sing bisa digunakake kanggo nggawe proses iki luwih gampang lan luwih ramping. Aku arep menehi rekomendasi:
- A daftar priksa utawa peta proses sing mlaku ing wong miturut apa sing kudu dilakoni kanggo ngunggahake owah-owahan menyang ruang lingkup proyek.
- Wangun permintaan panyanti cithakan. Iki bisa online liwat alur kerja otomatis.
Ayo goleki apa sing dadi panjaluk pangowahan proyek sabanjure.
Apa Goes menyang Permintaan Ganti Proyek
Wujud owah-owahan proyek kudu kalebu:
- Jeneng wong sing njaluk owah-owahan ('panyuwun').
- Pengenal unik, kaya nomer owah-owahan (sampeyan bisa nambahake iki ing dhewe sabanjure amarga ora ana manawa wong sing ngupayakake panjaluke lan nggunakake formulir bakal ngerti apa sing dilebokake ing kothak kasebut).
- Gambaran babagan owah-owahan sing diusulake, kanthi rinci minangka bisa dikelola.
- Kategori owah-owahan. Saenipun, sampeyan bakal nyiapake bagean iki supaya mung kudu dicenthang ing kothak. Iki minangka panggonan sing apik kanggo dicathet manawa ana owah-owahan sing kudu dilakoni karo angger-angger utawa kepatuhan internal kaya (bener), banjur sampeyan bisa ngliwati akèh langkah-langkah perencanaan lan pambiji lan mung nyedhiyakake.
- 'Apa' owah-owahan. Apa pembenaran kanggo nglakoni? Yagene sing pengin njaluk?
- Dampak saka owah-owahan menyang macem-macem elemen proyek kalebu wektu, biaya, kualitas, ruang lingkup. Bisa uga ora duwe kabeh rincian supaya sampeyan bisa uga kudu nggarap mau sajrone langkah penilaian owahan kanggo ngisi kosong. Padha kudu ngrampungake apa sing bisa. Minimal sing ditemokake ing titik iki yaiku kanggo ngonfirmasi yen bakal nambah, ngurangi utawa ngganti parameter proyek sing wis ana.
Ing ngisor formulir panyuwunan bakal ana sawetara rincian sing kudu diisi minangka owah-owahan luwih lanjut. Cithakan sampeyan uga kalebu ruang kanggo:
- Ganti keputusan: Nampa, Nolak utawa Nolak
- Jeneng wong sing nggawe keputusan (utawa grup) ditambah tanggal keputusan digawe lan komentar tambahan.
Sing nggawe panyuwunan ora bakal mangerteni asil kasebut - ora bakal ana - supaya kothak iki tetep kosong nganti klompok tengen wis ketemu kanggo ngrembuk rekomendasi sampeyan lan njupuk keputusan.
Owahan lan Manajemen Lingkup Proyek
Manajemen ruang lingkup proyek minangka cara utama sing ngontrol apa sing ana ing project lan apa ora. Nalika sampeyan nampa owah-owahan menyang ruang lingkup proyek, sampeyan kudu mikir babagan cara ngetrapake proyek sakabèhé. Proses manajemen owahan sampeyan mbantu sampeyan nindakake iki, lan nyetel ing konteks, ngatur owah-owahan minangka bagéan cilik saka ngatur lingkup.
Wigati diomongke babagan carane A Guide to Body Management Knowledge Project (PMBOK® Guide) - Fifth Edition kalebu manajemen owahan proyek amarga iku ora minangka intuisi sing sampeyan bisa mikir. Pandhuan PMBOK® kalebu proses sing disebut 'Control Scope' ing bagean Manajemen Project Scope lan iki minangka panggonan sing apik kanggo diwiwiti. Nanging, proses manajemen owah-owahan ing proyek kudu ditangani kanthi cara sing luwih terintegrasi, lan sing kacetha ing teks kasebut. Pandhuan PMBOK® Guide uga kudu ngrujuk menyang proses Perform Control Change Integrated amarga iki ngetrapake kabeh cara nggabungake bebarengan.
Kanggo tujuan dadi PMP sampeyan kudu mangerteni carane Panuntun PMBOK® nyakup owah-owahan pangurus minangka apa sing bakal diteliti. Nanging, sampeyan kudu ngelingi yen proses pangowahan pangowahan sing sampeyan gunakake ing proyek sampeyan kudu diintegrasi, gampang diikuti lan praktis.
5 Ways to Help Team Miwiti Proses Ganti
Tim proyek sampeyan kritis kanggo sukses proyek sampeyan, supaya mbantu wong-wong mau onside nalika sampeyan ngatur owah-owahan ing proyek sampeyan.
Kene 5 cara sing bisa mbantu wong-wong mau kanthi cepet kanggo menehi syarat karo proses manajemen owahan proyek.
1. Ngomong babagan owah-owahan. Ayo padha ngerti sing owah-owahan ing proyek iku normal lan kudu diarepake.
2. Nuduhake proses kasebut. Ndhuwur kita wis ngomong babagan proses pangowahan, nanging ora ana sing alami. Anggota tim sampeyan ora bakal ngerti apa sing kudu dilakoni lan apa sing diarepake mau kajaba sampeyan nyaritakake. Nggawe briefing kanggo nggoleki proses karo wong-wong mau, lan supaya ngerti apa peran sing bakal dadi.
3. Nggawe gampang. Nalika proyèk ngliwati owah-owahan kanggo ruang lingkup, bisa uga disorientating. Jadwal punika salah, anggaran bisa beda, persyaratane mesthi beda. Tim bisa nemokake owah-owahan sing nggegirisi, utamané sing gedhé utawa sing ngowahi kaputusan sing dianggep wis ditemtokake ing watu (ya, sing kelakon). Nggawe proses gampang wae.
4. Mugi wonten bantuan. Cara sing anyar kanggo nggarap wektu entuk wektu. Yen sampeyan wis ngatur proyek sadurunge ngowahi kanthi cara informal (utawa ora kabeh) banjur owah-owahan menyang proses formal bisa uga perlu sawetara wektu kanggo dadi 'cara kita nindakake kabeh babagan kene '. Marang tim sing ana kanggo mbantu wong-wong mau yen pengin nglakoni soko sing kepungkur.
5. Aja wedi ngomong ora. Ora kabeh owah-owahan proposal sing nyenengake. Ayo tim sampeyan ngerti yen yen padha rumangsa kuwat babagan owah-owahan ora dadi masalah sing tepat kanggo proyek kasebut ing wektu iki, sampeyan bakal ngadeg ing kono ing obrolan karo panyuwunan ganti.
Ora ngatur owah-owahan kanthi èfèktif minangka salah sawijining cara sampeyan bisa ngrusak proyek sampeyan , supaya nonton. Nyedhiyani informasi iki sampeyan saiki bisa miwiti nangani owah-owahan proyek kanthi cara sing dikontrol.