9 aturan kanggo nulis email sing gampang dijawab
Akeh kita ora sinau nulis e-mail ing sekolah, nanging ngerti carane nulis email minangka skill sing ora pantes ing papan. Iki utamané bener kanggo sing kerja ing (utawa nggoleki) telekomunikasi. Sabanjure kanggo etika telpon sing apik , mbokmenawa ora ana skill minangka penting kanggo njupuk - lan tetep - pekerjaan ing ngarep.
Sawijining email sing ditulis kanthi apik bakal gampang kanggo panampa lan nampa pesen kasebut. Ing panelusuran proyek, email bisa ndhisiki utawa malah ngganti kesan tataran sadurunge, supaya tandha wacan sing tepat lan pesen sing koherensi kunci. Lan ing lapangan, email ora jelas nyebabake kebingungan lan panundha. Tindakake tips iki kanggo nulis email sing efektif kanggo kolega, klien, klien potensial, manajer pengangguran malah kanca lan kulawarga.
01 Pisanan, Coba Pesen lan Penerima
Sabanjure, nimbang titik panemune. Informasi apa dheweke kudu njupuk tindakan utawa mangerteni pesen sampeyan? Menehi informasi latar mburi sing perlu (nanging ora gedhe). Uga, diwenehi etika sing cocok kanggo panampa tartamtu. Emoticons lan singkatan, kaya OMG utawa LOL, ora cocok kanggo aplikasi proyek lan paling email bisnis.
02 Nulis Line Subyek Deskriptif Email
Nalika sampeyan nulis email, aja nulis samar-samar ing baris kasebut kaya "hi" utawa "kerja ing omah" utawa ninggalake kothong. Email nganggo baris subjek iki duwe kesempatan sing apik kanggo mungkasi ing kothak spam panampa utawa mung diabaikan. Yen sampeyan nggarap tugas, lebokake jeneng posisi ing baris kasebut. Yen email menyang rombongan, gawe baris subyek sing ngemot tembung sing ngemot maksud pesen kasebut. Manfaat liyane kanggo nulis baris subjek deskripsine iku bakal luwih gampang kanggo sampeyan nemokake ing kothak mlebu yen sampeyan kudu nelusuri metu mengko. Soko karo garis email kaya "Pitakonan" ora bakal mbiyantu.
03 Salam marang Penerima kanthi bener
Yen sampeyan ngerti jeneng panampa, nanging ora ngerti dheweke, menehi salam kanthi nggunakake judhul, contone. Ibu Ms. Brunelli. (Gunakake "Ms." kanggo wanita nalika ora yakin yen "Ibu" utawa "Miss" cocok.) Yen sampeyan ora yakin babagan jender, mung gunakake jeneng pisanan lan pungkasan, yaiku Chris Smith. Yen sampeyan ora ngerti jeneng wong, mulailah email kanthi ora menehi salam utawa gunakake salam sederhana, contone. Hello, Salam, Dear Manager, etc.
Yen email iku kanggo sesami utawa wong liya sampeyan ngerti, gunakake jeneng sing bakal digunakake ing wong utawa ing telpon.
04 Gunakake Tata lan Tata B bener
Penting banget kanggo nggunakake tata basa sing bener ing email. Sadar utawa tanpa sadar, sing maca bisa ngasilake pangirim kanggo kesalahan gramatikal.
- Run-On Sentences - Nalika sampeyan nulis email, aja ngeculake wektu. Panyuwun cilik menehi pamaca wektu kanggo njupuk ing tembung 'makna. Short sentences ngidini luwih cepet ngaso. Mungkasi sentences sing dawa sanajan ora sacara teknis.
- Koma - Saliyane sawetara utawa uga akeh koma bisa dadi bingung. Sinau nggunakake koma kanthi bener.
- Persetujuan Subyek - Kalimat-tandha karo jinis kesalahan iki minangka gendera abang kanggo para pengusaha sing ngupaya calon kanthi kemampuan komunikasi apik. Priksa aturan kanggo persetujuan subjek-kriya.
05 Mriksa Ejaan lan Kapitalisasi
Gunakake checker spell, nanging ora ngandel. Checker ejaan ora nyekel "wong" kanggo "sing" utawa "ana" kanggo "sing," lan jinis kesalahan iki nuduhake keluputan. Aja nggunakake abbreviasi tulisan kayata "u" kanggo "sampeyan" utawa "tho" kanggo "sanadyan."
Gunakake kapitalisasi sing bener. Paling wong ngerti kapitalisasi awal ukara lan ukara suwene, nanging akeh gagal nglakoni email. Tuduhake yen sampeyan ora njupuk potongan ekstra sing liya kanggo nggayuh tombol shift. Ing tangan liyane, akeh huruf gedhe bisa ngganggu maca. Aja nulis ukara sing ana ing kabeh huruf (sing ditudhuhake akeh minangka sing padha karo njerit) lan kapitalisasi, mung kanggo emphasis, huruf pisanan tembung sing ora ana ing wiwitan ukara utawa ukara suwene.
06 Gunakake Formatting Wikipedia ing Email
Elinga yen program email kabeh katon beda. Apa sing katon becik ing layar bisa mlaku bebarengan ing wong liya. Mulane, aja nglebokake dokumen sing diolah kanthi aksara sing diformat, kaya resume utawa surat lamaran, ing email. Gunakake dokumen sing ditulis nganggo format teks kosong.
Nggawe paragraf cendhak. Kaya periode, break paragraf menehi mata maca liyane. Sinten sing maca email ing ponsel bakal entuk manfaat saka paragraf cendhak. Nanging ati-ati tetep ngetutake aturan dhasar babagan paragraf.
07 Tenang
Email meneh sing ngubur poin sing ditampa lan pungkasane lali. Utawa luwih elek, bisa disalahake. Nggawe tujuan sampeyan kanthi cetha, kanthi nggunakake basa ringkes.
- Ngilangi Wordiness - Tulis kanthi kriya aktif. "Jack dikirim kula formulir" nggunakake kriya aktif. "Formulir dikirim menyang kula dening Jack" pasif. Wangun pasif mung nggunakake sawetara tembung liyane, nanging nambah munggah. Luwih saka iku, mbutuhake nonton kanggo mbentuk gagasan ing kepala.
- Kelet menyang titik - Nolak panggodha kanggo nambah informasi utawa gagasan. Simpen iki kanggo email liyane.
- Gunakake Poin Bullet - Iki ngidini maca kanggo nggunakake pitunjuk visual kanggo njupuk apa sing penting. Nanging manawa ana keraguan babagan carane peluru bakal katon, nggunakake asterisk utawa hiphens kanggo nggawe peluru.
08 Mlebu Email Sesuk
Yen email sampeyan standar menyang teken standar, manawa iku cocok kanggo email tartamtu sing dikirim. Tandha kanthi statement politik utawa jeneng lan umur anak-anak sing apik kanggo email pribadhi, nanging kanggo karya nggunakake tandha tangan kurang pribadi. Gumantung ing proyek lan majikan sampeyan, sampeyan isih bisa nggawe pribadhi tandha email karo penawaran. Pilih sing ora kontroversial. Yen sampeyan nemoni babagan proyek, gunakake teken kanggo menehi katrangan kontak sing cocog tanpa ana sebutan utawa pribadine ekstra.
09 Reread / Rethink Before Hitting Send
Priksa kasalahan spelling lan punctuation sadurunge sampeyan pencet ngirim. Yen sampeyan nemokake kesalahan ing email kanggo aplikasi proyek, ndandani banjur diwaca maneh sadurunge sampeyan mencet ngirim. Nanging uga diwaca maneh kanggo isi. Yen email sampeyan dawa, pikirake cara nggawe luwih ringkes. Lan yen email sampeyan kontroversial utawa ditulis kanthi amarah, pencet save ora dikirim. Mbalik maneh sawetara jam utawa dina sabanjure lan weruh yen sampeyan isih pengin ngirim.
Iki bisa uga kaya swara sing kudu dilakoni sadurunge ngirim email, nanging yen sampeyan ngirim email efektif lan ngatur email kanthi luwih irit, sampeyan bakal nemokake sampeyan duwe wektu luwih akeh.