Preparation Sampeyan Nemtokake Apa Sampeyan Bakal Nampa Kasil Ngenani Panjenengan
Ing kombinasi karo menit patemon , dokumentasi sing ditampa peserta sawisé rapat, agenda iku rencana kanggo patemon lan dilapurake tindak tanduk kanggo rapat sadurunge.
Nalika sampeyan gawe agenda kanggo rapat sing ora direncanakake, langkah-langkah ing ngisor iki bakal mbantu sampeyan. Mengko ing artikel iki, sampeyan bakal weruh template agenda kanggo rapat sing wis kadhaptar. Tipe loro rapat kasebut nuduhake item agenda sing padha nanging ora persis sing padha.
Ngembangake Agenda Rapat
Pisanan, ngenali apa karyawan sing dibutuhake kanggo mbantu sampeyan ngrancang rapat. Banjur, pilih apa sing dikarepake supaya bisa dilakoni kanthi nyekel rapat. Nggawe tujuan sing bisa ditindakake kanggo rapat sampeyan . Tujuan sing sampeyan setel bakal netepake kerangka kanggo rencana patemon efektif . Priksa manawa sampeyan wis ora ngrancang luwih saka iku bisa ditindakake kanthi wektu ing rapat wektu.
Minangka Stephen Covey ngandika ing "Pitu Kahanan Wong sing Sangat Efektif," "Miwiti kanthi pungkasan ing atine." Tujuan rapat sampeyan bakal nemtokake fokus patemon, agenda pertemuan, lan peserta rapat.
Nggawe agenda nggawe rencana kanggo rapat.
Sampeyan miwiti kanthi tujuan utama utawa tujuan sing sampeyan nyoba ngrampungake kanthi nyekel rapat. Yen wis mutusake marang gol, sampeyan kudu nemtokake manawa sampeyan butuh pitulungan saka karyawan tambahan kanggo ngatur agenda sampeyan. Yen ya, ngajak wong-wong mau gabung ing nggawe agenda rapat sampeyan biasane nganggo email utawa teks supaya ora nggawe tambahan rapat.
Keputusan kanggo Nggawe Sampeyan Sampeyan Nggawe Agenda rapat
Sawise nemtokake goal sakabèhé, sampeyan, utawa tim sampeyan, kudu nggawe keputusan iki. Saliyane tujuan utawa tujuan rapat, saben item kasebut katon ing agenda patemon.
- Peserta sing dibutuhake kanggo rapat nyata,
- Item sing perlu diskusi utawa tumindak sing bakal nyebabake prestasi utawa tujuan,
- Jumlah wektu sing sampeyan antisipasi klompok perlu kanggo diskusi saben item,
- Tanggal lan wektu rapat,
- Lokasi sing cocok, sing bakal nunggoni kabeh peserta kanthi nyaman, kanggo rapat,
- Pakaryan kanggo rapat. Iki bakal kalebu maca, dokumentasi , data, patemon ing menit saka rapat sadurunge, utawa persiapan liyane sing bakal nggawe patemon sing bener kasil. Prekara iki kudu dilampirake ing kabar lan agenda rapat nalika sampeyan mbagekake menyang peserta sing diundang.
Saliyane ing item kaputusan ing ndhuwur, item agenda patemon standar kudu kalebu:
- Delengen tujuan, agenda, lan kasil sing diprayogakake lan produk.
- Delengen menit saka rapat sadurunge.
- Delengen kemajuan peserta ing komitmen lan item aksi digawe ing rapat sadurunge.
- Cathetan utawa pimpinan cathetan perlu mriksa komitmen sing dilakoni dening para peserta sak patemon saiki minangka item agenda final.
Temtokake Sing Kudu Partisipasi Kanggo Ngrampungake Agenda Rapat Panjenengan
Yen sampeyan wis mutusake yen rapat perlu kanggo ngrampungake gol, sampeyan kudu ngembangake daftar peserta.
Ora saben pegawe bisa utawa kudu melu ing saben patemon, nanging ngundang peserta sing bener bakal nambah kamungkinan sukses.
Carane Ngenali Peserta Perlu Kanggo Ngrampungake Agenda Rapat Panjenengan
Temtokake peserta kanggo siji-sijine wektu utawa ringkes rapat-rapat utawa kanggo rapat rapat sing dijadwalake utawa aktif kanthi menehi pitakon kaya mangkene.
- Sapa sing kudu nduweni solusi sing dikembangake ing grup kasebut?
- Sing nduweni proses sing dibahas ing grup iki?
- Sapa sing perlu ngerti informasi sing disebarake?
- Sapa sing bisa nyedhiyani data lan bukti kanggo nuntun nggawe keputusan?
- Sapa sing nduweni pengalaman utawa keahlian bareng bareng grup kasebut?
- Sapa sing kudu ndhukung pelaksanaan solusi utawa tugas apa wae?
- Sapa sing kudu menehi ijin utawa sumber daya kanggo ngrampungake asil rapat?
- Sapa sing bisa nglawan implementasine solusi utawa arah apa wae?
Sampeyan Mbutuhake Agenda Rapat kanggo Rapat Jadwal Ajeg?
Ora saben rapat perlu agenda dikembangake khusus. Paling karyawan wis ngrampungake rapat kanggo departemen utawa workgroup. Sampeyan uga duwe tim lan proyek sing sampeyan melu.
Proyèk sing tetep ora mbutuhake agenda sing anyar kanggo saben rapat, nanging tim sampeyan bisa uga dilayari kanthi nggunakake pendekatan standar kanggo rapat sampeyan.
Rapat pegawe sing wis dijadwalake dibagi dadi telung segmen kanggo saben item item standar sing diwenehake: Item Informasional, Tindakan Tindakan, lan Perencanaan Terusake.
Komponen Agenda Rapat kanggo Pertemuan Teratur
Item Informasional
Tulisen kabeh item agenda sing ana pandhuan kanggo saben rapat. Contone, manajer nganyari klompok ing asil saka rapat manajemen senior.
Tindakan Item
Panggonan ing agenda sembarang item sing dikarepake grup bakal pengin maneh ing saben rapat dijadwal. Contone, kinerja kanggo budget kanggo periode wektu lan identifikasi tabungan biaya lan perbaikan terus-terusan grup plans kanggo entuk.
Nggawe Persiapan
Panggonan ing agenda sembarang item sing grup pengin rencana kanggo utawa nyiapake kanggo advance. Umpamane, gol jangka pendek kanggo sasi sabanjure utawa perlu kanggo pitulung kanca ing tugas sing bakal teka.
Yen sampeyan tindakake pedoman iki nalika sampeyan gawe agenda rapat, sampeyan nambah kemungkinan sing rapat bakal ngasilake asil.
Agenda Rapat Sample kanggo Rapat Tetep Teratur
Gunakake agenda sampel iki kanggo rapat sing wis dijadwal kanggo mesthekake yen rapat sampeyan ngasilake asil sing sampeyan golek.
- Anget lan salam. Coba rembugan icebreaker sing gumantung carane kerep klompok.
- Delengen tujuan, agenda, lan kasil sing diprayogakake lan produk.
- Delengen menit saka rapat sadurunge.
- Nyedhiyakake informasi departemen lan perusahaan sing cocog karo kabutuhan tim.
- Delengen kemajuan ing item aksi, rencana aksi, lan kesepakatan. Delengen kemajuan klompok ing gol.
- Deleng lan nggawe keputusan babagan item agenda kanggo rapat iki.
- Ngenali langkah sabanjure.
- Ngenali tujuan, hasil, lan agenda kanggo rapat sabanjure.
- Ing pungkasan rapat, cathetan cathetan ngirim maneh komitmen sing digawe dening wong ing rapat kasebut.
- Ngenali pitulungan sing dibutuhake saka wong sing ora ana ing grup lan nemtokake peserta supaya nggawe kontak.
- Temtokake sing njaba peserta rapat kudu ngerti apa lan arep nemoni komunikasi sampeyan.
- Kirimake menit ing 24 jam ing rapat utawa langsung yen cathetan cathetan njupuk cathetan kanthi elektronik (norma).
Liyane Related to Holding Effective Meetings