Rencana Project Meeting Company Sample kanggo Manggon Sampeyan
Pre-Plan the Project
Langkah pisanan sampeyan yaiku rencana rencana kasebut.
Sampeyan miwiti kanthi ngrembug acara karo para pemangku kepentingan. Yen iki rampung taun kepungkur, apa tindak tengen? Apa salah? Sapa ngatur proyek lan bisa mbantu supaya sampeyan ora ngalami pitenah taun iki? Wiwit CEO menehi proyek sampeyan, apa dheweke arep metu saka acara kasebut? Kapan acara kasebut bakal dadi? Ngendi? Apa budget?
Ngumpulake informasi akeh sing bisa. Iki bakal dadi balung sing mbangun rencana proyek.
Damel Tim
Apa sumber liyane sing sampeyan kudu nggawe proyek iki sukses? Apa ana wong ing departemen liya sing bisa mbantu nggawe acara iki sukses? Apa sampeyan kudu nindakake kanggo njaluk bantuan ana? Apa sampeyan mung takon utawa sampeyan kudu njaluk persetujuan resmi saka bos? Pinten wektu sampeyan kudu saka wong-wong mau? Apa skills tartamtu sing sampeyan kudu menehi? Sapa sing bisa menehi skill kasebut yen wong sing pengin ora ana?
Awit iki rapat-rapat perusahaan, carane bisa bantuan HR?
Apa sampeyan butuh bantuan saka Departemen Fasilitas? Apa babagan Departemen Marketing? Apa sampeyan butuh bantuan ing wilayah kasebut?
Rencana Agenda
Sawise sampeyan ngerti suwene patemon bakal berlangsung, sampeyan bakal diwenehi isi ing pamblokiran wektu. Sampeyan butuh speaker mbukak? Sapa sing bakal dadi? Apa sampeyan bakal nglumpukake pawiyatan bebarengan utawa arep nyelehake menyang kelompok cilik kanggo bagean saka program kasebut?
Carane akeh penutur liyane sing sampeyan kudu? Sapa sing bakal nggawe sesi sing luwih cilik yen sampeyan metu?
Apa acara luwih saka siji dina? Carane sampeyan bakal nutup Day One? Carane sampeyan bakal mbukak ing Dina Loro?
Carane bakal mbungkus munggah ing mburi? Apa sampeyan kudu wicara tutup? Carane sampeyan bakal nangani logistik wong mriksa metu saka hotel yen sampeyan Book siji?
Temokake Space
Ngerteni carane akeh wong sing teka. Banjur nemtokake carane gedhe spasi sing sampeyan butuhake. Endi acara sing bakal dianakake? Apa ana kamar ing kantor perusahaan utawa sampeyan butuh papan sing luwih gedhe? Punapa CEO pengin papan kasebut kanthi bebas supaya wong bisa konsentrasi, utawa apa dheweke pengin ditahan ing kantor kanggo ngurangi biaya?
Properti sing ana ing wilayah sampeyan bisa nyedhiyani spasi sing sampeyan butuhake? Apa hotel sing cedhak karo bandara pilihan apik kanggo nyilikake wektu lelungan kanggo wong sing metu saka kutha utawa sampeyan kudu nggoleki sesuatu sing metu saka kutha sing bakal luwih tenang?
Apa panggunaan lokasi sing beda kanggo fasilitas kasebut? Apa sing disedhiyakake lan apa sing kudu sampeyan tuku lan digawa? Bakal padha nemtokake individu sing bisa digarap? Apa kebijakan sing gegayutan karo materi lan wong saka njaba?
Narik Iku Off
Duwe jawaban kanggo paling ora kabeh pitakonan kasebut, sampeyan bisa miwiti nyusun rencana proyek kasebut.
Elinga yen apa sing dituduhake ing kene yaiku dhaptar tugas proyek, struktur breakdown karya (WBS) wae. Ora kalebu ketergantungan antara tugas utawa garis wektu. Sing bakal ditambahake ing pungkasan.
Rencana Rencana Rapat Company
Ing Carane Rencana Proyek Nggunakake Alat Dasar Manajemen Project , kita rembugan pikiran ing konco project planning lan nggunakake skills manajemen project sak proses planning. Punika babagan rencana rusak proyek rencana struktur (WBS) bisa katon kanggo proyek kanggo ngrancang rapat perusahaan:
1. Pre-Plan Project
- Temtokake anggaran
- Rembugan karo CEO kanggo netepake tujuan proyek
- Hubungi Pengurus Project sadurungé (PM) kanggo tips
- Temtokake daftar pemangku kepentingan
- Hubungi pihak kanggo input.
- Nggawe tanggal sing disenengi kanggo acara kasebut
- Temtokake pirang-pirang penutur / penutur sing dibutuhake
- Temtokake manawa akeh staf pendukung sing dibutuhake
- Temtokake jumlah karyawan sing bakal rawuh
- Dhaftar lokasi sing bisa dideleng
2. Damel Tim Proyek
- Njaluk rep saka Marketing
- Get rep saka HR
- Delengen yen Purchasing bakal nemtokake wong kanggo bantuan
- Takon Susan kanggo ngatasi kabeh rincian pamicara
- Njaluk rep saka Fasilitas
- Jadwal proyek tim kick-off rapat
3. Ngembangake Agenda
3a Rencana Dina Siji
- Setel wektu wiwitan
- Nyetel wektu, ngatur panggonan lan staf kanggo registrasi
- Setel dawa sesi pagi
- Setel dawa pidato
- Ngitung nomer pamicara sing dibutuhake kanggo sesi esuk
- Rekrut narasi
- Rencana rega tengah wengi (wektu lan dawa)
- Atur panyegelan ruang konferensi sajrone break (banyu, tong sampah, lan liya-liyane)
- Rencana istirahat siang (wektu, dawa, lokasi, menu, sing kudu dibayar)
- Rencana sesi sesi (dawa, nomer pamicara)
- Recruit penutur afternoon
- Rencana dina Salah nutup (wektu, sing, dawa)
3b Rencana Dina Loro
- Setel wektu wiwitan
- Setel dawa sesi pagi
- Ngitung nomer pamicara sing dibutuhake kanggo sesi esuk
- Rekrut narasi
- Rencana rega tengah wengi (wektu lan dawa)
- Atur panyegelan ruang konferensi sajrone break (banyu, tong sampah, lan liya-liyane)
- Rencana istirahat siang (wektu, dawa, lokasi, menu, sing kudu dibayar)
- Rencana sesi sesi (dawa, nomer pamicara)
- Recruit penutur afternoon
- Rencana Penutupan Speech (wektu, sing, dawa)
- Atur wektu metu karo hotel
4. Rencana Ruang
- Temtokake jumlah peserta
- Ngatur rencana tempat duduk (baris vs. tabel)
- Ngetung papan sing dibutuhake
- Nliti panggonan sing kasedhiya karo jumlah papan (biaya, lokasi, layanan sing klebu)
- Count jumlah pamicara saben dina lan total
- Temtokake nomer lan jenis staf pendukung sing dibutuhake
- Ngerteni carane akeh pamiarso / pamicara / staf bakal butuh kamar
- Rundingan biaya lan tanggal karo lokasi sing kasedhiya
- Tandha kontrak karo lokasi sing dipilih
5. Nyebarake Event
- Mungkasi kabeh rincian karo lokasi acara
- Priksa manawa ana pamiarsa
- Nemokake kabeh penutur topik lan wektu presentation / dina
- Ngabari kabeh staf pendukung tugas lan owah-owahan
- Njaluk RSVPs saka pamiarso
- Nemokake pamiyarsa pangguna minangka perlu
6. Tindakake Up
- Njaluk pidato konsultasi saka kabeh pamicara
- Deleng pidato pungkasan
- Njaluk tag jeneng kanggo kabeh pamiarso, penutur, staf
- Tuku sembarang bahan lan hadiah kanggo peserta
- Rekonfirmasi karo lokasi acara
7. Deleng lan Rate
- Kirim survey kepuasan menyang kabeh pamiarsa
- Kirim survey ulasan menyang kabeh pamicara
- Ngirim matur nuwun marang kabeh pamicara lan staf
- Tahan rapat karo tim proyek
Planning maneh
Struktur kerusakan rencana proyek (WBS) ndhuwur nuduhake sampel kanggo planning rapat perusahaan. Iku mung njelaske nganggo bentuk garis. Tim proyek isih kudu nggarap barang kasebut lan ngembangake akeh wong. Kajaba iku, dheweke kudu bisa ngerjakake wektu sing dibutuhake kanggo saben tugas, pentinge tugas lan interrelationship / dependensi antarane tugas.